Pregunte a un equipo financiero por qué su tolerancia del precio de compra está donde está. En la mayoría de las organizaciones la respuesta honesta es que alguien la eligió, hace años, para evitar que se formara una cola.
No es un escándalo. Es simplemente un control sin probar, y los controles sin probar tienden a fallar en una de dos direcciones.
Demasiado estricta, y el control deja de funcionar
Esta es la contraintuitiva. Una tolerancia del 0,5 % parece rigurosa. Lo que produce son cuarenta facturas retenidas por semana, un revisor que las libera por lotes para vaciar la cola y un sello automático donde antes había un control.
Un control que siempre salta no aporta información. Si todo es una excepción, nada lo es. No ha endurecido nada — ha trasladado la decisión real de una regla documentada a un hábito no documentado y, de paso, la ha hecho invisible para su auditor.
Demasiado amplia, y está comprando errores
La otra dirección es más fácil de ver y más difícil de defender. Con un 5 % en un proveedor con el que gasta 4 millones de AED al año, ha autorizado 200.000 AED de variación de precios sin que nadie mire. No es fraude — sobre todo subidas de precio sin corregir, descuentos perdidos y el proveedor que reajusta sus precios en silencio tras vencer un contrato.
Esa cifra suele sorprender cuando se calcula. Vale la pena calcularla.
Cómo fijarla de forma deliberada
La tolerancia no debería ser una sola cifra. Debería salir de tres cosas que usted puede medir de verdad.
1. ¿Qué desviación produce realmente este proveedor? Extraiga las doscientas últimas facturas y represente la diferencia frente a la orden de compra. Normalmente verá un grupo compacto debido al redondeo y la conversión de unidades, y errores reales dispersos muy fuera de él. El grupo le indica el nivel de ruido. Fije la tolerancia en el borde del grupo, no en un número redondo que parecía sensato.
2. ¿Cuánto cuesta una revisión y cuánto cuesta un error que se escapa? Si una factura retenida tarda cuatro minutos en resolverse y el error medio es de 900 AED, puede permitirse retener muchas facturas. Si tarda cuarenta minutos y el error medio es de 30 AED, no. La tolerancia es una decisión económica y debe defenderse como tal.
3. ¿La desviación va en una sola dirección? Proveedores que facturan de más un 1,5 % y otros que facturan de menos un 1,5 % no son el mismo riesgo. Una tolerancia simétrica sobre un patrón asimétrico es un regalo para quien lo detectó primero.
La respuesta suele ser por proveedor, no por empresa
La mayoría de las tolerancias se fijan una vez, para toda la empresa, porque era lo factible cuando una persona tenía que aplicarlas. Esa limitación ha desaparecido. Un motor de reglas puede tener una tolerancia para el proveedor de acero que factura por toneladas distinta de la del proveedor de papelería cuyos precios no se han movido en tres años, y aplica ambas sin cansarse.
Cuando la tolerancia pasa a ser por proveedor, la cola se reduce y las excepciones que quedan son reales. Es el único estado en el que alguien las revisa como es debido.
Una cosa que comprobar esta semana
Tome las facturas retenidas del trimestre pasado y ordénelas por resultado. ¿Qué proporción se liberó sin cambios? Si supera aproximadamente el 80 %, su tolerancia no le protege — genera trabajo y acostumbra a su equipo a aprobar sin mirar. Eso es peor que no tener control, porque es un control en el que usted confía.