Fragen Sie ein Finanzteam, warum seine Einkaufspreistoleranz dort liegt, wo sie liegt. In den meisten Organisationen lautet die ehrliche Antwort: Jemand hat sie vor Jahren gewählt, damit sich keine Warteschlange bildet.
Das ist kein Skandal. Es ist schlicht eine ungeprüfte Kontrolle, und ungeprüfte Kontrollen scheitern meist in eine von zwei Richtungen.
Zu eng, und die Kontrolle funktioniert nicht mehr
Das ist die kontraintuitive Richtung. Eine Toleranz von 0,5 % klingt streng. Was sie erzeugt, sind vierzig angehaltene Rechnungen pro Woche, ein Prüfer, der sie stapelweise freigibt, um durch die Warteschlange zu kommen, und ein Durchwinken, wo früher eine Kontrolle war.
Eine Kontrolle, die immer auslöst, trägt keine Information. Wenn alles eine Ausnahme ist, ist nichts eine. Sie haben nichts verschärft — Sie haben die eigentliche Entscheidung von einer dokumentierten Regel in eine undokumentierte Gewohnheit verschoben und sie dabei für Ihren Prüfer unsichtbar gemacht.
Zu weit, und Sie kaufen Fehler ein
Die andere Richtung ist leichter zu sehen und schwerer zu verteidigen. Bei 5 % auf einen Lieferanten, bei dem Sie 4 Millionen AED im Jahr ausgeben, haben Sie 200.000 AED Preisbewegung freigegeben, die niemand ansieht. Kein Betrug — meist nur nicht korrigierte Preiserhöhungen, verpasste Rabatte und ein Lieferant, der nach Ablauf eines Vertrags still neue Preise ansetzt.
Diese Zahl überrascht meistens, wenn man sie ausrechnet. Es lohnt sich, sie auszurechnen.
Wie Sie sie bewusst festlegen
Die Toleranz sollte keine einzelne Zahl sein. Sie sollte sich aus drei Dingen ergeben, die Sie tatsächlich messen können.
1. Welche Abweichung erzeugt dieser Lieferant tatsächlich? Ziehen Sie die letzten zweihundert Rechnungen und tragen Sie die Differenz zur Bestellung auf. Meist sehen Sie eine enge Häufung aus Rundung und Einheitenumrechnung und weit außerhalb davon verstreute echte Fehler. Die Häufung zeigt Ihnen das Grundrauschen. Legen Sie die Toleranz an den Rand der Häufung, nicht auf eine runde Zahl, die vernünftig klang.
2. Was kostet eine Prüfung, und was kostet ein übersehener Fehler? Wenn eine angehaltene Rechnung vier Minuten Klärung braucht und der durchschnittliche Fehler 900 AED beträgt, können Sie sich leisten, viele Rechnungen anzuhalten. Braucht sie vierzig Minuten und der durchschnittliche Fehler beträgt 30 AED, nicht. Die Toleranz ist eine wirtschaftliche Entscheidung und sollte als solche verteidigt werden.
3. Geht die Abweichung nur in eine Richtung? Lieferanten, die 1,5 % zu viel berechnen, und solche, die 1,5 % zu wenig berechnen, sind nicht dasselbe Risiko. Eine symmetrische Toleranz auf ein asymmetrisches Muster ist ein Geschenk an den, der es zuerst bemerkt hat.
Die Antwort ist meist pro Lieferant, nicht pro Unternehmen
Die meisten Toleranzen werden einmal unternehmensweit festgelegt, weil das machbar war, als ein Mensch sie anwenden musste. Diese Einschränkung ist weg. Eine Regel-Engine kann für den Stahllieferanten, der in Tonnen abrechnet, eine andere Toleranz führen als für den Bürobedarfslieferanten, dessen Preise sich seit drei Jahren nicht bewegt haben, und wendet beide ohne Ermüdung an.
Sobald die Toleranz pro Lieferant gilt, schrumpft die Warteschlange, und die verbleibenden Ausnahmen sind echt. Nur in diesem Zustand prüft sie jemand wirklich gründlich.
Eine Sache, die Sie diese Woche prüfen sollten
Nehmen Sie die angehaltenen Rechnungen des letzten Quartals und sortieren Sie sie nach Ergebnis. Welcher Anteil wurde unverändert freigegeben? Liegt er über etwa 80 %, schützt Ihre Toleranz Sie nicht — sie erzeugt Arbeit und gewöhnt Ihr Team daran, ohne Hinsehen freizugeben. Das ist schlimmer als keine Kontrolle, weil es eine Kontrolle ist, an die Sie glauben.