Cuentas por pagar, conciliaciones, intercompañía, aseguramiento de ingresos, cierre y consolidación — ejecutados por bots que su equipo financiero puede auditar. Cada transacción se comprueba al contabilizarse. Todo lo que queda fuera de las reglas espera a una persona.
Desplácese y el bot procesa una factura de ejemplo. La lee, la comprueba, la codifica y prepara el asiento por partida doble. Después se detiene, porque contabilizar es decisión de una persona.
El bot vigila el buzón de facturas compartido. Un adjunto que parece una factura se recoge en cuanto llega, así que nadie tiene que reenviarlo.
12 superadas8 no aplican a esta factura
Después, los 14 controles de cuentas por pagar: datos bancarios frente a los registrados, duplicados y comprobación aritmética, entre otros. Una prueba que no pudo ejecutarse nunca se muestra como superada.
La cuenta es la acordada para este proveedor. La clase sale de las reglas contables: los bienes se consumen en el periodo, así que son gasto y no existencias.
| Lado | Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| D | 5140 Consumibles de obra | 4,800.00 | |
| D | 1410 IVA soportado deducible | 240.00 | |
| H | 2100 Proveedores · Gulf Steel Trading | 5,040.00 | |
| ✓ | Cuadrado | 5,040.00 | 5,040.00 |
Borrador · sin contabilizarNada ha llegado aún al libro mayor.
Lista para su aprobación.
Si la aprueba, se contabiliza con el documento original adjunto. Si la rechaza o la comenta, la factura queda sin contabilizar y su nota queda registrada. Nada se contabiliza hasta que una persona lo decide.
El primer bot nunca es el mismo dos veces. Díganos cuál de estos casos se parece a su mes y le diremos por dónde empezaríamos.
¿No sabe cuál es su caso? Es un buen motivo para reservar una sesión.
«La tolerancia es del 2 %, no del 5 %. Y Gulf Steel siempre envía un extracto, nunca una factura.»
Conocen cada regla con exactitud. Nada está escrito donde un desarrollador pueda leerlo, y la mitad nunca se ha dicho en voz alta.
«Envíeme la especificación y lo construyo. ¿Qué es una cuenta de control?»
Conocen las API, los reintentos y la disponibilidad. No que contabilizar en la cuenta de control equivocada rompe la eliminación intercompañía de marzo.
Chartered Accountants que escriben ellos mismos la automatización. Las reglas se redactan en lenguaje contable, las aprueba su responsable financiero y las construye la misma persona que las escribió — así no se pierde nada por el camino entre las dos salas.
La mayoría de los equipos financieros está en algún punto de esta línea. Elija la etapa que se parece a su mes y vea qué cambia en la siguiente.
Exportaciones, BUSCARV y cadenas de correos. El cierre son personas esperándose unas a otras por la factura que falta y la última conciliación.
Cuando alguien se da cuenta por casualidad: en la revisión, con suerte; en la auditoría, si no.
Las reglas bancarias y los asientos recurrentes absorben la captura repetitiva. Las conciliaciones, las periodificaciones y las decisiones de criterio se siguen haciendo a mano al cierre del mes.
Al cierre del mes, cuando un saldo no cuadra y alguien rehace el camino para averiguar por qué.
Facturas, conciliaciones y asientos llegan preparados, con la evidencia adjunta. Su equipo revisa y aprueba en lugar de capturar.
Antes de contabilizar. Cada documento se comprueba al llegar, y todo lo que queda fuera de las reglas espera a una persona.
El libro mayor se concilia sobre la marcha, así que el cierre de mes es una revisión de las pocas excepciones que quedan y no una reconstrucción.
En cuanto ocurren. Cada transacción se comprueba contra su propia matriz de controles al contabilizarse, no por muestreo una vez al año.
La mayoría de las firmas le venden la primera capa y lo llaman automatización. El valor está en la segunda y la tercera — donde realmente están los errores, las fugas y las decisiones.
La captura, la conciliación y la contabilización que llenan el mes de su equipo. El trabajo que ya nadie debería hacer a mano.
Cada transacción se comprueba al contabilizarse, contra su propia matriz de controles — en lugar de cuarenta muestras una vez al año, con nueve meses de retraso.
Consolidadas, previstas y explicadas el mismo día en que cierra el libro mayor — no tres semanas después en una hoja de cálculo que nadie puede auditar.
Un bot que contabiliza asientos que nadie sabe explicar es una salvedad de auditoría a la espera de ocurrir.
Cada regla contable se redacta en lenguaje contable claro y se aprueba antes de ejecutarse. Sin lógica oculta.
La segregación de funciones se mantiene. Las remesas de pago, los asientos importantes y los nuevos datos maestros siguen necesitando un aprobador designado.
Lo que no puede cotejarse va a una cuenta transitoria con el motivo adjunto — nunca una suposición para mantener un panel en verde.
Quién, qué, cuándo, qué regla se aplicó y el documento original detrás. Entregue el registro a su auditor sin preparación.
La actividad se agrupa en lotes y se etiqueta, así que una ejecución errónea se deshace a nivel de asiento en lugar de buscarse línea a línea.
Construimos dentro de sus propias cuentas. Si nuestros caminos se separan, los bots y su documentación se quedan con usted.
Cada regla contable se redacta según su propio marco de información financiera — IFRS, US GAAP o los principios contables locales con los que presenta — y según la normativa local que le aplica, del IVA y la facturación electrónica a las retenciones y los formatos de presentación obligatorios. Su responsable financiero fija el tratamiento y su auditor puede verlo. El trabajo del bot es aplicarlo igual cada vez, algo que no puede prometer una persona que lo hace a mano a las 21:00 del último día del mes.
Nos sentamos con su equipo y repasamos su calendario de cierre, volúmenes, sistemas y controles — y adónde se van realmente las horas. Recibe una hoja de ruta por escrito, ordenada por esfuerzo frente a impacto.
Gratis · ~5 díasMapas de procesos, reglas contables, gestión de excepciones y puntos de aprobación — redactados para Chartered Accountants, según la norma con la que usted presenta. No se construye nada hasta que su responsable financiero lo firma.
1–2 semanasEl bot trabaja junto a su equipo con datos reales. Cada diferencia se investiga y se cierra. Solo toma el relevo cuando los resultados coinciden.
2–6 semanas por botEjecuciones supervisadas, una revisión mensual de excepciones y reglas actualizadas cuando usted cambia. O llévelo a su propio equipo — la documentación es suya en cualquier caso.
ContinuoLa respuesta honesta es no — y el motivo merece dos minutos antes de dejar que nadie se acerque a sus cuentas.
Introduzca sus propias cifras. Es aritmética en su navegador — no se guarda nada y no se envía nada.
Cifras de ejemplo — cámbielas por las suyas
Horas hoy = facturas × minutos ÷ 60. Horas recuperadas = horas hoy × su parte. Coste = horas recuperadas × coste mensual ÷ 160 horas de trabajo.
Mídalo bien en una sesión de trabajoSu cálculo, no nuestra promesa. La sesión sustituye su supuesto por una medición.
Veinte minutos de su tiempo. Una hoja de ruta por escrito de lo que un bot podría asumir y lo que no debería.
El controller sabe describir la regla con exactitud. El desarrollador puede construir cualquier cosa. El proyecto fracasa igualmente, y fracasa siempre en el mismo sitio.
La mayoría de las tolerancias se fijaron una vez, por alguien que ya se fue, para evitar que se formara una cola. Así se fija una de forma deliberada.
Reporting de grupoCasi sin excepción. Saber cuál de las dos tiene delante lleva un minuto y ahorra la quincena que suele dedicarle.
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